Der Gesetzgeber hat es bisher versäumt, für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung die Rechtsgrundlagen für die E-Mail-Archivierung zu vereinheitlichen. Was für die Post gilt, ist für E-Mail ebenso wichtig. Bei der täglichen regen E-Mail-Kommunikation und den etlichen Dateianhängen kommen einige E-Mail-Systeme an Leistungsgrenzen. Die Accounts pro Arbeitsplatz erreichen mittlerweile beachtliche Größen. Bislang wurden all diese Mails im Rahmen der Datenarchivierung mitgespeichert, um generell Systemausfällen vorzubeugen. Dabei wurden jedoch jedes Jahr riesige Datenmengen gesichert, die eigentlich nicht verändert wurden; hinsichtlich der umstrittenen privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz wird dieses Problem sogar noch größer und unübersichtlicher. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen und Behörden sinnvoll, „alte“ E-Mails in einem Archivierungssystem gesondert zu sichern, um das E-Mail-System geordnet zu gestalten sowie um das Volumen der jeweiligen Backups zu entlasten.