Längst hat es sich als Standard-Kommunikationsmedium vor allem im beruflichen Zusammenhang etabliert, E-Mail fast täglich zur Korrespondenz mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten einzusetzen. Gleichzeitig verkörpert das E-Mail-Postfach im Unternehmen aufgrund seiner Nachhaltigkeit eine der umfassendsten Informationsressourcen für jeden Mitarbeiter. Dadurch werden E-Mails über viele Jahre gespeichert und gelten als durchsuchbare Wissenssammlung, welche über viele Jahre lang jeden Tag mitwächst. Für den Unternehmenserfolg ist es also entscheidend, wie zuverlässig diese Daten erhalten bleiben. Allerdings sind die E-Mail-Systeme in der Regel gar nicht für so gewaltig große Datenmengen ausgelegt.
Am 25. Mai 2018 tritt die neue, im April 2016 beschlossene Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) weltweit in Kraft, welche die Notwendigkeit von Datenschutzkontrollen verstärkt - international auch unter dem Kürzel GDPR (General Data Protection Regulation) bekannt. Sie wurde vom EU-Parlament beschlossen und betrifft alle Behörden und Unternehmen (auch außerhalb der EU), die mindestens einen EU-Bürger in ihrer Datenbank haben. Mit der Verordnung wird das Datenschutzrecht EU-weit vereinheitlicht. Die Verordnung regelt unter anderem die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, die Rechte der Betroffenen und die Pflichten der Verantwortlichen.