OLXSendAs - Versenden von Nachrichten mit frei definierbaren Absenderadressen


Teamarbeit auf virtueller Ebene spielt eine immer wichtigere Rolle im Unternehmen. Die Exchange©Server-Umgebung mit seinem Client Outlook© bietet zwar eine Reihe von Möglichkeiten an, arbeitsplatz- bzw. userübergreifend zu arbeiten, jedoch bleiben viele praxisorientierte Wünsche offen: zwar haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Postfächer zu öffnen, Stellvertretungen einzurichten, Abwesenheitsstände zu signalisieren oder Frei-/Gebucht-Zeiten abzugleichen, aber letztendlich bleibt alles doch technische Arbeit. Der User hat dann oft das Gefühl, keine der angebotenen exchange©-eigenen Lösungen (wie z.B. im Falle des zusätzlich geöffneten Postfaches) biete ein stimmiges, praxisbezogenes und in sich geschlossenes Arbeitskonzept.

Viele Mitarbeiter haben zum Zwecke des Monitorings ein oder mehrere Exchange©-Postfächer zusätzlich geöffnet. Will man die Stellvertreter-Regelung umgehen, gibt es in zusätzlichen Ordnern oder in E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordnern keine Möglichkeit, automatisch Nachrichten im Auftrag des Users zu versenden, dessen Postfach überwacht werden soll. Darüber hinaus landen die gesendeten Mails des überwachten Postfachs nicht in dem Gesendete Objekte-Ordner des zusätzlichen Ordners, so dass der User nach seiner Rückkehr nicht nachvollziehen kann, welche Mails sein Postfach in seiner Abwesenheit verlassen haben. Dieser unbefriedigende Zustand wird mit OLXSendAs grundlegend geändert.

OLXSendAs ist ein Zusatzmodul für Outlook©. Es hilft bei der Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe, wenn Ihre Mitarbeiter in der Lage sein sollen, E-Mails im Namen ihrer jeweiligen Abteilungen oder Funktionen zu versenden. Wann immer Ihre Mitarbeiter Nachrichten versenden, kann OLXSendAs automatisch bestimmen, welche Absenderadresse verwendet wird. Antwortet der Mitarbeiter z.B. auf die Anfrage eines Kunden an den Vertrieb, so wird seine Antwort automatisch als „Vertrieb“ verschickt.

Blitzschnelle Installation und nahtlose Outlook©-Integration
OLXSendAs ist mit wenigen Klicks einsatzbereit und sofort für alle eingebundenen Exchange©-Postfächer verfügbar. OLXSendAs bietet Ihrer Exchange©-Server Struktur den praxisorientierten Kick, der die ungeliebten 'Workarounds' in solide, serverbasierte Lösungen verwandelt. OLXSendAs ist kein expliziter Server-Dienst, sondern ein Funktionalitäts-AddOn, das Ihren Exchange©-Workflow als Service ergänzt. Die Einbindung erfolgt einfach und unkompliziert mittels Konfigurationsassistenten. Spezielle Umgebungskenntnisse sind nicht zwingend erforderlich. OLXSendAs ist universell einsetzbar und kann in jede Exchange©Server (Sprach)-Versions-Umgebung integriert werden.

Automatisches Absenderrouting
Mit einem einfachen Rechtsklick auf den jeweiligen Postfach- oder Öffentlichen Ordner haben Sie die Möglichkeit festzulegen, welcher Absender für neue Mails aus einem spezifischen Postfach vorgesehen sein und in welchem "Gesendete Objekte"-Ordner die versandte Mail gespeichert werden soll. OLXSendAs unterstützt gemeinsam genutzte Postfächer und Öffentliche Ordner mit oder ohne eigener E-Mail-Adresse auf Exchange©-Servern, d.h. dieses Outlook©-Addon interagiert mit allen Ebenen Ihrer Produktivumgebung

Perfekte Identifizierung Ihres Mailflows
Kennen Sie die Situation? In Ihrem Unternehmen wird mit Outlook© und Exchange© gearbeitet. Mehrere Mitarbeiter bearbeiten Anfragen desselben Kundenstammes. Das Problem: Beantwortete Kundenanfragen enthalten als Absender die persönliche Adresse des Mitarbeiters anstatt der Adresse der zuständigen Abteilung. Mit OLXSendAs senden Ihre Mitarbeiter Nachrichten im Namen Ihrer Abteilung. Rückantworten gehen somit an die Abteilung statt an den Mitarbeiter.

Verringern Sie Ihren Arbeitsaufwand
OLXSendAs verringert Ihre Klickwege ernorm, denn: Bisher musste der Absender immer von Hand vom jeweiligen Mitarbeiter gesetzt werden. Das bedeutet zusätzlichen Arbeitsaufwand, ist umständlich und kann leicht vergessen werden. OLXSendAs macht Schluss mit dieser unbefriedigenden Situation: Ihre Mitarbeiter müssen gesendeten Nachrichten nie mehr von Hand verschieben.
OLXSendAs kann gesendete Nachrichten in den „Gesendete Objekte“ Ordner des betroffenen Postfachs oder in den entsprechenden Öffentlichen Ordner verschieben oder kopieren. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter bereits Nachrichten im Namen ihrer Abteilung versenden. Das Problem: Vom Mitarbeiter versendete Nachrichten sind für seine Kollegen nicht einsehbar (sie werden von Outlook© im persönlichen Ordner „Gesendete Objekte“ des Mitarbeiters gespeichert). OLXSendAs stellt die versendeten Nachrichten in einen für die Kollegen einsehbaren Ordner.

Absenderzuordnung pro Ordner möglich
OLXSendAs ist nicht nur mit einer automatischen Erkennung des Mailroutings ausgestattet. Jenseits dieses Automatismus haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, jedem Ordner den Speicherort für Gesendete Objekte sowie die Absenderadresse manuell fest zuzuordnen. Dazu genügt ein einfacher Klick mit der rechten Maustaste auf den E-Mail-Ordner, in dem Sie das Mailrouting entsprechend ändern möchten.

Absenderzuordnung pro Nachricht möglich
OLXSendAs verhilft Ihnen nicht nur zu einem perfekten, automatischen Absenderrouting. Mit dieser Erweiterung ist es - um z.B. die Absenderkennung flexibel und schnell wechseln zu können- möglich, den Absender individuell pro Nachricht zu bestimmen. Dazu klicken Sie im Fenster einer neu zu erstellenden E-Mail auf den Punkt Absender wählen und markieren das Icon am Ende der Symbolleiste (Outlook© 2003) oder navigieren zur Registerkarte Add-Ins auf das OLXSendAs-Symbol (Outlook© 2007).