OLXCat - Outlook-Kategorien gemeinsam nutzen


Mit der wachsenden Menge an gespeicherten Daten steigt der firmeninterne Bedarf an einem übersichtlichen Ablage- und Sortiersystem. Leider ist dieser Vorgang im Outlook©- Client etwas schwierig, denn die meisten Vorgänge sind elementübergreifend und sollten optimalerweise alle Vorgänge zusammenfassen. Hierzu werden in Outlook© in der Regel die Outlook©-Kategorien verwendet.

Das Thema Kategorien ist im Outlook©/Exchange©- Umfeld leider nicht zufriedenstellend gelöst:

  • Wann wird eine Hauptkategorienliste angelegt?
  • Was passiert mit den Kategorien während eines Datenverlustes auf Client-oder Serverebene?
  • Wie sichere ich benutzerdefinierte Kategorien?
  • Wie stelle ich den Anwendern einheitliche Kategorien zentral und unternehmensweit zur Verfügung?

Für diese Fragen gibt es in Outlook©/Exchange© keine Antwort, d.h.: Eine zentrale Kategorienverwaltung ist einfach nicht vorgesehen! OLXCat bietet eine perfekt auf die Ansprüche einer zentralen Kategorisierung abgestimmte Lösung und aktualisiert die lokale Hauptkategorienliste der einzelnen Outlook©-Clients vollautomatisch aus beliebig definierbaren, zentral verwalteten Kategorien.

Zentrale Kategorienverwaltung
OLXCat erstellt einen zentralen Ordner mit allen unternehmensweit zu verwendenden Kategorien. Den Ablageort und Namen dieses Ordners können Sie frei bestimmen, d.h. für Ihr Unternehmen: Schluss mit mehreren hundert unterschiedlichen Kategorienlisten in den lokalen Outlook©-Installationen der Anwender. Diese individuell bestimmbare Hauptkategorienliste lässt sich einfach über einen beliebigen Öffentlichen Ordner administrieren und damit gehören Kategorienduplikate mit OLXCat der Vergangenheit an, denn jeder Client arbeitet - dank der zentralen Bestimmung - mit identischen Kategorien, die vollautomatisch unternehmensweit abgeglichen werden.

Automatische Aktualisierung
OLXCat bildet für alle Anwender die Grundlage für automatisch aktualisierte Kategorien innerhalb Outlook©. OLXCat ist innerhalb Ihrer Exchange© - Organisation sowohl im On- als auch Offline-Modus einsetzbar, ermittelt selbstständig alle nicht zentral verwalteten Kategorien, ist direkt in Ihren Outlook© -Client integriert und bietet eine sofortige Hintergrundaktualisierung bei Änderung des zentralen Kategorienbestands.

Unterstützung der Outlook© 2007-Farbkategorien
OLXCat unterstützt auch die neuen Outlook© 2007-Farbkategorien. Anders als die herkömmliche Kategorien-Zuordnung ist es hier zur besseren visuellen Unterscheidung darüber hinaus möglich, Outlook©-Kategorien Farben zuzuordnen. Die Zuordnung der Farben erfolgt in OLXCat einfach und zentral im gemeinsamen Kategorien-Ordner (z.B. im entsprechenden Öffentlichen Ordner), indem Sie den Namen der Farbe in das Textfeld der zentralen Kategorie einfügen. Dieser wird automatisch in eine Farb-Kategorie umgewandelt.

Zentrale Kategorien-Ermittlung
OLXCat verwaltet und ermittelt Ihre Outlook©-Kategorien komfortabel und effektiv. Der Abgleich zwischen lokalen und zentralen Outlook©-Kategorien erfolgt nicht mehr gemäß der gesamten Ordnerstruktur. Sie haben mit OLXCat die Möglichkeit, lokal erstellte Kategorien zur zentralen Synchronisation getrennt nach Speicherort zu ermitteln. Dabei kann die Auswahl zwischen Persönlichen Ordnern, Exchange©-Postfächern und Öffentlichen Ordnern erfolgen.

Integration von OLXCategories
OLXCat und die bisherige Freeware OLXCategories wurden zur einfacheren Kategorienverwaltung bzw. -zuordnung innerhalb Outlook© zu einer äußerst effektiven Outlook©/Exchange©-Erweiterung zusammengeführt - kein x-maliges Klicken oder Scrollen mehr. Der Verwaltungs-Dialog richtet sich automatisch nach der aktuellen Auflösung. Die Position und die Größe des Dialogs läßt sich automatisch einstellen.